先に決めること
- キーワード検索で十分な項目
- 選択式にした方がよい項目
- 数値で絞り込みたい項目
- 誤ヒットしやすい項目
ChatGPTなどに「検索できるツールにして」「問い合わせ返信を作って」「見積もりを考えて」と頼む前に、人間側で決めておくことがあります。ここが決まると、AIへの指示文はかなり書きやすくなります。
先に決めるのは、画面デザインではなく、何で探すか、どう分類するか、どこで人間が止めるか。この3つです。
最初に決めるのは、画面のデザインではありません。「何を条件に探したいのか」です。
スプレッドシート検索ツールでは、商品名や型番だけでなく、給電、長さ、種類、対応可否のような条件を先に決めました。
ここが曖昧だと、AIは検索欄だけを作って終わるかもしれません。でも実務で困るのは、単純なキーワード検索では拾いすぎることです。
たとえば「対応」と検索したときに「非対応」まで引っかかる。この問題は、AIにコードを書かせる前に、対応可否をどの列で持つか決めればかなり避けられます。
「検索欄を作って」ではなく、「この列は完全一致、この列は数値以上、この列はチェックボックスで絞る」と渡せる状態にします。
問い合わせ整理では、返信文を作る前に分類を決めました。問い合わせ本文には、相手がしたいこと、希望日、困っていること、こちらが確認すべきこと、返信で言ってよいことが混ざります。
これを混ぜたままAIに渡すと、AIは自然な返信文を作ります。ただし、確認すべきことを飛ばしたまま、感じのよい文章にしてしまうことがあります。
だから先に分類します。 分類は多ければよいわけではありません。実際に自分が見返せる数にします。
| 分類 | 見ること | 使い道 |
|---|---|---|
| 要件 | 相手がしたいこと | 返信方針の中心にする |
| 期限 | 希望日、締切、急ぎ度 | 対応可否を判断する |
| 温度感 | 困り具合、迷い、前提 | 言い方を調整する |
| 未確認事項 | まだ聞くべきこと | 返信前に質問へ変える |
AIに任せる範囲を決めることも重要です。特に見積もり、契約、法的判断、医療、税務のような領域では、AIに最終判断をさせる設計にしない方が安全です。
見積もり前チェックツールでは、AIに金額を出させません。やらせるのは、聞き漏れの整理までです。
これらを見て、足りないところを「要確認」にします。そのあと、金額や納期を決めるのは人間です。
不明な情報は推測で補完しないでください。
不明なものは「要確認」として残してください。AIはそれっぽく補完するのが得意です。でも業務ツールでは、不明を不明のまま残すことが役に立つ場面があります。
AI Mini Tools Labで作った3つのLiteは、見た目も用途も違います。でも、作る前に決めていることはかなり似ています。
| テーマ | 先に決めること | AIに任せること | 人間が確認すること |
|---|---|---|---|
| 表の検索 | 検索条件、列、誤ヒットしやすい語 | HTML化、UI案、条件分岐 | 条件が実務に合うか |
| 問い合わせ整理 | 分類、重要度、未確認事項 | 分類案、返信案の下書き | 送ってよい内容か |
| 見積もり前チェック | 確認項目、3分類、禁止事項 | 聞き漏れの抽出 | 金額、納期、契約判断 |
この表を見ると、AIに任せる前に、人間側の設計が必要だと分かります。
無料Liteでは、架空データで試せる最小セットを置いています。
Starter Packでは、3つの使い分け、列設計チェックリスト、用途別プロンプト、送信前チェックをまとめています。 完成済みアプリではありません。自分の表やメモをAIに渡しやすくするための手順書・プロンプト集です。
AIに業務ツールを作らせる前に、最低限決めたいのは次の3つです。
この3つが決まると、AIへの指示文はかなり書きやすくなります。逆にここが決まっていないと、見た目だけ整った、実務で使いにくいツールになりやすいです。
AIに丸投げするのではなく、AIが迷わない形に整えてから渡す。小さな業務ツールでは、その順番が一番効きます。
次は、3つのLiteを使って「自分用に差し替える手順」を記事化します。無料記事で入口を増やしつつ、BOOTHのStarter Packへ自然につなげます。